Scelta ERP

Hai bisogno di un sistema ERP?

Forse sei un’azienda in crescita o una startup. Hai davvero bisogno di un software potenzialmente costoso? La risposta – se vuoi crescere e rimanere competitivo – è SÌ!

Sono finiti i giorni in cui potevi cavartela con il sistema ERP numero uno al mondo ( Excel ). È vero che molte aziende utilizzano ancora Excel come software aziendale. Spesso queste aziende perdono affari significativi a causa della concorrenza che è passata alle soluzioni attuali.

Se vuoi che la tua azienda perda lentamente profitti e non abbia la possibilità di prendere decisioni in tempo reale basate su dati concreti, allora puoi smettere di leggere qui. Non ferirai i nostri sentimenti. . . danneggerai solo i tuoi profitti a lungo termine.

Hai bisogno di un nuovo sistema ERP?

Lo vediamo sempre: le aziende utilizzano ancora terminali con schermo verde (stupidi) con tempi di caricamento terribilmente lenti e dati imprecisi. Queste aziende hanno rappresentanti di vendita e dipendenti frustrati, nessuna capacità di essere mobili, problemi di sicurezza ERP, vincoli di aggiornamento a causa delle personalizzazioni e, peggio ancora, nessun supporto da parte dell’azienda che ha creato il sistema in primo luogo. L’elenco continua. Se sperimenti qualcosa di tutto ciò, sei un ottimo candidato per un nuovo sistema che può aiutare la tua azienda a crescere e competere nel mercato odierno.

Dopo aver risposto a queste domande, la prima fase di un progetto di selezione del software ERP è la fase di pianificazione.

Ci sono centinaia, se non migliaia, di sistemi ERP là fuori, quindi avere qualcuno al tuo fianco che sia indipendente dal fornitore è fondamentale. Tutti conoscono i pezzi grossi (SAP, Microsoft, Oracle, Odoo.), ma la conoscenza dei punti di forza e di debolezza dei vari fornitori di ERP in genere non viene da una sola persona. Il messaggio di base qui è questo: avere un’esperienza imparziale nella tua squadra !

Allineamento organizzativo

I progetti ERP spesso offrono vantaggi minimi perché non sono allineati con gli obiettivi strategici dell’organizzazione. Ti consigliamo di definire chiaramente i tuoi obiettivi in ​​modo da poter valutare il software in base alla sua capacità di supportare questi obiettivi.

Ad esempio, se la tua organizzazione desidera migliorare il proprio servizio clienti, uno dei requisiti ERP potrebbe essere la possibilità di ordinare automaticamente l’inventario quando raggiunge un certo livello e aggiornare automaticamente queste informazioni per il reparto vendite. Con questa funzionalità, il reparto vendite sarebbe in grado di fornire rapidamente e facilmente ai clienti una data di consegna realistica, migliorando così l’esperienza del cliente.

(È importante trovare funzionalità di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) che migliorino l’esperienza del cliente.)

Caso aziendale

Un business case può fare alcune cose: può aiutarti a raggiungere l’allineamento, definire l’ambito del progetto e giustificare l’investimento in un nuovo software ERP. Questo è di vitale importanza quando ci si avvicina ai decisori e si chiede il via libera.

Quando crei un caso aziendale, assicurati di definire in che modo la nuova tecnologia ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi organizzativi. Il tuo business case dovrebbe rispondere alle seguenti domande:

• Un nuovo ERP eliminerà gli imbuti e integrerà i diversi sistemi aziendali?
• Un nuovo ERP migliorerà l’esperienza del cliente?
• Un nuovo ERP migliorerà l’efficienza operativa e dei dipendenti?
• Un nuovo ERP consentirà dati in tempo reale, consentendo un migliore processo decisionale da parte della leadership?
• Un nuovo ERP semplificherà la conformità alla conformità normativa potenziale o esistente?

e quello grande…

• Un nuovo sistema ERP aiuterà a raggiungere obiettivi organizzativi a lungo termine e a migliorare i profitti?

Molte organizzazioni investono in ERP semplicemente perché altre organizzazioni lo stanno facendo. Mentre tenere il passo con la concorrenza è intelligente, è necessario comprendere i modi specifici in cui ERP cambierà il modo in cui opera la tua azienda e in che modo ERP ti aiuterà a rimanere competitivo. I manager saranno più propensi a investire in una nuova soluzione ERP se ne comprendono i vantaggi e il ritorno sull’investimento.

Fare un elenco dei vantaggi attesi ti aiuterà anche a ottenere l’adesione dei dipendenti per il processo di valutazione ERP e oltre. Avrai bisogno di risorse per aiutare con la selezione del fornitore ERP, quindi è essenziale sollecitare l’adesione e rendere manager e dipendenti parte della soluzione.

I manager devono capire in che modo il nuovo sistema ERP avvantaggia l’organizzazione se intendono consentire ai membri del team di dedicare diversi mesi al processo di selezione del sistema ERP.

Quali aziende utilizzano i sistemi ERP?

Grande e piccolo

Storicamente, solo le grandi organizzazioni erano clienti ERP. Oggi, le organizzazioni di tutte le dimensioni e di tutti i settori utilizzano il software ERP. Ad esempio, molte organizzazioni del settore pubblico stanno perseguendo iniziative di governo digitale per modernizzare le proprie operazioni con il software ERP. Inoltre, il settore bancario ipotecario utilizza il software ERP per migliorare la gestione del processo di prestito.

Con gli enormi passi avanti nel progresso tecnologico e la riduzione dei costi di ingresso, lo sviluppo del software per ERP ha aperto una pletora di opzioni ERP nuove e specializzate. Sta prendendo piede una nuova generazione, che consente di ripensare i processi standard e le interfacce utente. Il software ERP sta diventando più conveniente, flessibile e specifico del settore, consentendo alle organizzazioni di piccole e medie dimensioni di fare il grande passo e competere con quelle che erano industrie intoccabili.

Un’altra intuizione sorprendente è che il software ERP non è solo per le organizzazioni che perseguono la trasformazione digitale. Non è necessario creare nuovi modelli operativi per beneficiare dell’ERP. Devi semplicemente ottimizzare i tuoi processi e allineare la nuova tecnologia con le tue operazioni semplificate.

Determina la tua strategia IT

È probabile che la tua attuale infrastruttura IT presenti punti deboli e debba essere modificata per supportare i tuoi obiettivi organizzativi. La selezione e l’implementazione di un ERP è solo una parte di questa strategia, ma è una parte importante e non dovrebbe essere trascurata.

Strategia di distribuzione

Le organizzazioni complesse spesso preferiscono il software ERP on-premise, ma questo non è l’unico motivo per andare on-premise. Ci possono essere molti altri fattori nello sviluppo di una strategia IT come:

• Supporto IT e competenze del personale
• Geolocalizzazione
• Profondità di funzionalità

Detto questo, cloud ERP o Saas ERP potrebbero benissimo essere perfetti per la tua organizzazione.

Alcune domande che vorrai sicuramente porre a qualsiasi fornitore ERP includono:

• Qual è la roadmap del tuo prodotto?
• Hai esperienza o competenza nel nostro settore?
• In che tipo di tecnologia stai investendo? (Cloud o on-premise)
• Stai cercando qualcosa di all’avanguardia, come AI, machine learning o blockchain?
• Quanto spesso hai un aggiornamento importante?
• Migliorate continuamente i vostri modelli di integrazione?

Oltre alle opzioni di distribuzione, dovrai considerare le strategie di integrazione. Un approccio consiste nell’implementare un unico sistema ERP con tutte le funzionalità necessarie. Questo è spesso l’approccio più semplice che richiede il minor numero di risorse tecniche. Tuttavia, potrebbe non migliorare il tuo vantaggio competitivo. Spesso avrai bisogno di diversi sistemi ERP per diverse aree funzionali.

L’integrazione di più sistemi ERP è impegnativa in termini di gestione dei dati, standardizzazione dei processi e cambiamento organizzativo. Allo stesso tempo, un approccio ottimale può ridurre la necessità di personalizzazione del software perché è sufficiente selezionare prodotti diversi per coprire le lacune di funzionalità negli altri prodotti.

A proposito di personalizzazione, hai una strategia di personalizzazione?

La tua strategia ERP dovrebbe specificare come gestirai le richieste di personalizzazione. Sebbene ogni sistema ERP richieda una certa quantità di personalizzazione, dovresti sforzarti di ridurla al minimo. Ciò renderà gli aggiornamenti molto più semplici in futuro.

È essenziale documentare il processo di approvazione della personalizzazione e rispettarlo. In caso contrario, potresti riscontrare uno scorrimento dell’ambito. Lo abbiamo visto accadere a dozzine di aziende e le persone perdono il lavoro per questo. Il tuo obiettivo può facilmente iniziare a costare decine di migliaia, se non centinaia di migliaia, di euro. Questo per non parlare dei rischi connessi all’aggiornamento a una nuova versione del sistema ERP.

Personalizzare o non personalizzare: questa è la domanda

Quando decidi se soddisfare una richiesta di personalizzazione, considera se hai assolutamente bisogno di quella funzionalità e cosa influisce. In molti casi, potrebbe essere sufficiente formare i dipendenti per eseguire un processo in modo più efficiente.

Anche lo sviluppo di una strategia delle risorse per l’implementazione ERP è importante. La maggior parte delle organizzazioni utilizza una combinazione di risorse interne ed esterne. Avrai bisogno di competenze sia tecniche che commerciali, che possono essere difficili da trovare internamente. Anche la larghezza di banda dei dipendenti è un problema quando si utilizzano risorse interne, quindi fai attenzione quando assegni compiti poiché i dipendenti possono sperimentare rapidamente un periodo di stress.

Crea un team di selezione ERP

Perché creare un team di selezione?

Rispondiamo a una domanda con una domanda: sei l’unica persona che utilizzerà il nuovo sistema?

Spero di no.

Un team di selezione assiste il team di progetto nella raccolta dei requisiti e partecipa alle dimostrazioni dei fornitori ERP. Il team dovrebbe includere almeno un membro di ogni reparto, unità aziendale e sede. Scegli i membri del team di selezione in base al loro livello di competenza e non necessariamente al titolo professionale.

Inoltre, assicurati di includere esperti in materia (PMI) che comprendano come opera l’azienda in relazione al loro particolare dipartimento. Dovrebbero comprendere sia i processi a monte che quelli a valle delle loro aree funzionali.

Queste PMI sono la tua montagna d’oro nascosta e dovrebbero essere trattate come tali. Per citare una famosa persona morta, “Se sei la persona più intelligente nella stanza, allora sei nella stanza sbagliata”.   Tutti possono e devono contribuire alla tua nuova iniziativa ERP. Non significa che i loro particolari pensieri o idee su una questione verranno utilizzati, ma dare voce alle persone che utilizzeranno il sistema è importante e aiuterà quando inizierai a trasferire i dipendenti al nuovo sistema.

Il tuo team di selezione avrà potere decisionale, quindi vuoi persone che non abbiano paura di condividere le loro opinioni, anche se queste opinioni sono impopolari. I membri del team avranno opinioni forti su come migliorare i propri processi, ma non è possibile identificare questi punti deboli a meno che le persone non siano oneste riguardo alle loro sfide quotidiane.

Chi dovrebbe essere il tuo Project Manager ERP?

Ti consigliamo di designare uno dei membri del tuo team di selezione come project manager. Il project manager sarà responsabile di mantenere in movimento il processo di selezione ERP e di assegnare ruoli e responsabilità. Una solida gestione del progetto garantisce che la tua selezione rimanga nei tempi e nel budget.

È importante non avere troppi cuochi in cucina. Ciò significa che devi autorizzare il tuo project manager a prendere decisioni autonome. La microgestione del tuo project manager significa che non ti fidi di loro e non avrebbero dovuto essere selezionati per cominciare. Pratica la supervisione non l’interferenza.

Mentre potresti voler assumere un manager come project manager ERP, tieni presente che i manager tendono ad essere occupati e questo potrebbe estendere il processo di selezione ERP. Assumere dipendenti non dirigenziali con una profonda conoscenza dei loro processi è un buon modo per far sentire i dipendenti un senso di appartenenza. Saranno più propensi a supportare i cambiamenti organizzativi se sono coinvolti nelle prime fasi del progetto.

E se non hai abbastanza risorse? 

Molte organizzazioni devono affrontare vincoli di risorse durante la creazione di un team di progetto ERP per assistere nella selezione del software. Esistono diversi modi per affrontare questa sfida a seconda della tua situazione unica:

• Se la tua organizzazione non dispone di sofisticate risorse IT interne, prendi in considerazione l’assunzione di risorse IT esterne.
• Se la tua organizzazione dispone già di risorse IT interne sufficienti, concentrati sul riempimento di questi ruoli con appaltatori temporanei.
• Se la tua organizzazione ha identificato un project manager ERP ideale, ma ha difficoltà a bilanciare il suo lavoro quotidiano con il progetto, potresti voler riempire il suo lavoro quotidiano. Una solida gestione dei progetti ERP è importante e un project manager interno ha le informazioni necessarie per prendere decisioni difficili quando il tuo team deve affrontare delle sfide.

Determina i tuoi requisiti aziendali

I workshop di raccolta dei requisiti sono una componente essenziale della gestione dei processi aziendali. La distribuzione delle guide ai workshop aiuta il team di selezione a prepararsi per la raccolta dei requisiti. Queste guide ai workshop aiutano i membri del team ad avviare conversazioni con i rispettivi dipartimenti.

Su cosa concentrarsi

Durante i workshop sulla raccolta dei requisiti, dovresti concentrarti sul “cosa” e non sul “come”. Anche se è necessario conoscere ogni passaggio di un processo, non è necessario sapere quali pulsanti premono i dipendenti per completare ogni passaggio.

La mappatura dei processi aziendali è un ottimo strumento da utilizzare quando si raccolgono requisiti su come opera la tua azienda. Utilizzando una mappa dei processi, è possibile estrapolare i requisiti aziendali. Questo strumento ti aiuterà anche a prendere decisioni in seguito durante gli aggiornamenti o gli esercizi di miglioramento dei processi aziendali.

Un tema comune che vediamo quando si facilita la mappatura dei processi aziendali è una maggiore comprensione tra i dipendenti delle attività e delle responsabilità interdipartimentali. Ciò può comportare una migliore cultura aziendale e generare qualsiasi rispetto interdipartimentale che potrebbe essere mancato.

Nel determinare quali requisiti sono più importanti, assicurati che i membri del team capiscano che i bisogni e i desideri non sono gli stessi. Dividi i requisiti in tre gruppi:

• Obbligatorio : questi compiti sono necessari per svolgere una funzione lavorativa o avere un’altra influenza esterna, come una regolamentazione del settore. Questi non sono negoziabili.

• Valore aggiunto : si tratta di requisiti che, sebbene importanti, non sono richiesti per eseguire un’attività. In genere semplificano le funzioni manuali (ad esempio, importando automaticamente i dati da un foglio di calcolo Excel nel formato corretto) .

• Bello da avere : si tratta di requisiti di “comodità”, come un pulsante su uno schermo che ti consente di rimanere sullo stesso schermo mentre completi un’attività .

Se un requisito non è assolutamente necessario, non dovrebbe determinare la scelta del Software ERP. L’elenco finale dei requisiti dovrebbe essere una rappresentazione corretta delle esigenze di ciascun dipartimento.

Dovrai prendere diverse importanti decisioni aziendali durante i workshop sulla raccolta dei requisiti. Di conseguenza, avrai bisogno di accedere ai decisori che possono prendere decisioni tempestive su questioni come la terminologia e la proprietà del processo. Chiarire la proprietà del processo è essenziale in quanto i proprietari del processo sono responsabili della convalida dei requisiti e della garanzia che tutti i processi siano contabilizzati all’interno delle rispettive aree funzionali.

Migliora i tuoi processi aziendali

Durante la mappatura dei processi aziendali, potresti aver già catturato una quantità significativa di punti deboli, ma ora è il momento di documentarli formalmente e delineare i miglioramenti del processo.

Alcuni progetti comportano un miglioramento del processo maggiore rispetto ad altri. Se disponi già di processi ottimizzati, il tuo ambito di modifica sarà piuttosto ridotto. D’altra parte, se è necessario trasformare l’intero modello operativo, l’ambito del cambiamento sarà significativo. La maggior parte delle organizzazioni rientra in questo spettro. Anche se potrebbero non migliorare tutti i loro processi, miglioreranno i processi relativi al loro vantaggio competitivo.

Quando esegui la reingegnerizzazione dei processi aziendali, dovrai guardare le cose come un estraneo: stai utilizzando le migliori pratiche del settore? Ci sono processi che sembrano ridondanti?

Un paio di occhi esterni di solito sono i migliori per questo, ma dovresti essere coinvolto anche tu perché conosci la tua attività meglio di chiunque altro.

Passare al digitale e ottenere le attrezzature più recenti è stata la loro risposta. Sebbene ciò abbia avuto alcuni effetti sui profitti, non è stato così influente come previsto, quindi è stato chiamato un appaltatore esterno per aiutare.

Utilizzando la mappa del processo dello stato attuale, documenterai i punti deboli, che si tradurranno in requisiti aggiuntivi, come “la possibilità di modificare un ordine di vendita dopo l’invio”.

La documentazione dei punti deboli è un’opportunità per stabilire le linee di base per la realizzazione dei benefici. Ad esempio, se sai quanto tempo i rappresentanti di vendita dedicano a una particolare soluzione alternativa, puoi misurare il risparmio di tempo dopo l’implementazione. Allo stesso modo, se sai quanto tempo ci vuole attualmente per generare un particolare report finanziario, puoi misurare il risparmio di tempo che porterà un solido report finanziario ERP

Mentre migliori i tuoi processi, assicurati di documentare l’impatto di ogni modifica del processo. I dipendenti dovranno essere formati? I dipendenti dovranno essere riqualificati perché i loro processi sono stati automatizzati? Rispondere a queste domande ti aiuterà a comunicare con i dipendenti e a ridurre la resistenza al cambiamento.

Il miglioramento dei processi è più efficace quando sai quali obiettivi stai cercando di raggiungere. Se il tuo obiettivo è migliorare l’esperienza del cliente, chiedi ai clienti come desiderano interagire con la tua organizzazione. Vogliono un portale web? Vogliono una migliore esperienza mobile? Vogliono qualcosa di semplice come il monitoraggio degli ordini? Sia i clienti che i fornitori saranno interessati dal nuovo sistema, quindi è importante raccogliere anche i loro pensieri e le loro idee.

Molti miglioramenti di processo possono essere implementati senza tecnologia. Se questo è il tuo caso, considera di introdurre questi nuovi processi prima di implementare il software ERP. Perché aspettare per migliorare il modo in cui opera la tua azienda?

Oltre a migliorare l’esperienza del cliente, le organizzazioni utilizzano il miglioramento dei processi per abbattere i silos funzionali, aumentare l’efficienza operativa e abilitare le operazioni digitali. Se questo è il vostro obiettivo, assicuratevi di concentrarvi sui passaggi tra le funzioni. Ad esempio, quando si ottimizzano i processi della supply chain, è necessario valutare l’infrastruttura applicativa.

Determinare una strategia di gestione dei dati

Senza dati di qualità, il nuovo software ERP non può fornire valore alla vostra organizzazione. Anche se la migrazione dei dati non avverrà prima dell’implementazione, è il momento di iniziare a pianificare e assegnare la proprietà dei dati.

È probabile che i vostri dati non siano pronti per la migrazione.

I vostri dati potrebbero essere distribuiti su più sistemi che utilizzano strutture e formati diversi. Per tenere conto di questa complessità, è necessario documentare e stabilire una strategia di gestione dei dati il prima possibile. Questa strategia definisce il modo in cui migrare i dati e pulirli per risolvere i dati duplicati e altri problemi di qualità dei dati.

Accuratezza dei dati

L’imprecisione dei dati anagrafici è una delle cause principali dei ritardi nell’implementazione dell’ERP. Lo sviluppo di una strategia di gestione dei dati assicura che siate pronti a eseguire la migrazione dei dati ERP fin dalle prime fasi dell’implementazione.

Tenete presente che i fornitori di software non puliscono e organizzano quasi mai i dati, anche se dovrebbero essere pronti prima dell’implementazione. L’esperienza di Panorama ha dimostrato che rimandare questa attività può comportare uno sforamento del budget di almeno il 30%.

Creare una lunga lista di sistemi ERP

Se la vostra organizzazione dispone di un sistema ERP esistente, potreste includere l’ultima versione di quel sistema nella vostra lista lunga. Un aggiornamento dell’ERP è certamente più rapido di un’implementazione completa del software. Tuttavia, molte organizzazioni hanno personalizzato il loro software al punto che un aggiornamento sarebbe essenzialmente l’equivalente di un’implementazione completa.

Prima di stilare una lunga lista di sistemi ERP, è necessario stabilire dei criteri di selezione. Questi possono includere il prezzo, i valori aziendali, l’orientamento al settore e qualsiasi altra cosa il vostro team di selezione ritenga rilevante. Soprattutto, i criteri devono includere i requisiti aziendali prioritari.

Criteri di selezione ERP comuni

Esperienza nel settore

I fornitori di ERP presenti nella vostra lunga lista dovrebbero avere più referenze di organizzazioni simili alla vostra che hanno implementato funzionalità simili. Per simili intendiamo dimensioni, volume di transazioni, requisiti e cultura. La verifica delle referenze vi aiuta a convalidare le affermazioni dei fornitori sulle funzionalità specifiche del loro sistema. Ricordate che i fornitori di software non forniranno referenze “sbagliate”, quindi assicuratevi di fare una piccola ricerca al di fuori di ciò che forniscono.

Reputazione del fornitore

Cercate le recensioni dei clienti precedenti relative al servizio clienti e all’assistenza a lungo termine del fornitore. Un altro fattore indicativo è la permanenza dei dipendenti. Se il fornitore assume in continuazione, potrebbe significare che sta crescendo, oppure che non se la passa bene ai piani alti. Leggete tra le righe. L’ultima cosa che volete fare è firmare un contratto per un importo elevato e ritrovarvi a giocare a rimpiattino con i project manager. Quando fate la vostra due diligence, assicuratevi di intervistare una serie di potenziali project manager sul loro libro paga.  Uno scontro culturale può essere altrettanto problematico di un partner incompetente. Inoltre, indagate su ciò che i clienti hanno da dire sulla facilità d’uso. Ad esempio, come si presenta l’interfaccia utente sui dispositivi mobili? Se si tratta di un sistema cloud, quali sono i tempi di attività e la velocità?

Costi

Non volete perdere tempo a raccogliere informazioni su un fornitore che non rientra nella vostra fascia di prezzo. Ricordate che il prezzo che vi viene proposto potrebbe non includere tutti i servizi di cui avete bisogno. In altre parole, dovete chiedervi: “Quanto costa implementare un sistema ERP?”.

Informatevi sui costi di implementazione, manutenzione, assistenza continua e formazione. Proprio come per l’acquisto di un’auto nuova, il prezzo di listino è raramente quello che si finisce per pagare

Scalabilità

È necessario un sistema ERP che possa crescere con la vostra azienda. Ad esempio, l’aumento della base clienti aumenta il numero di utenti e di transazioni necessarie. Quando si valuta la scalabilità di un software ERP, è necessario esaminare i modelli di prezzo dei fornitori per determinare il costo degli utenti aggiuntivi. Va notato che alcune soluzioni on-premise non sono scalabili senza server aggiuntivi.

Vitalità del fornitore

Cercate un sistema ERP che sia stato recentemente aggiornato. Questo è un segno che il fornitore sta investendo in questo prodotto e che intende continuare a farlo in futuro.

Un altro segno di vitalità è un prodotto che sia alla pari con i prodotti di altri fornitori. Se un prodotto manca di funzionalità importanti, probabilmente non è stato aggiornato di recente e il fornitore potrebbe avere intenzione di abbandonarlo. Anche se il fornitore continua a supportare il prodotto, le funzionalità obsolete danneggeranno la vostra organizzazione a lungo termine. Probabilmente dovrete investire in un’ampia personalizzazione per tenere il passo con la concorrenza.

Innovazione vera e propria o fantasie ?

Quando si parla di parole d’ordine, come intelligenza artificiale (AI) e IoT, i diversi fornitori hanno le proprie definizioni di questi termini.

Mentre alcuni fornitori considerano l’AI come un sistema che apprende autonomamente e risolve i problemi, altri fornitori possono semplicemente considerare l’AI come un flusso di lavoro automatizzato. È importante capire cosa un fornitore intende per IA, perché l’IA più avanzata è in genere costosa e complicata da integrare completamente.

Le grandi organizzazioni che dispongono di denaro e risorse per investire nell’IA possono ottenere un ROI a lungo termine, ma le organizzazioni più piccole potrebbero non essere in grado di aspettare così a lungo per ottenere un guadagno. Per queste organizzazioni, l’integrazione di un’applicazione di nicchia, come la tecnologia di automazione dei processi robotici con il loro ERP principale, può essere un’opzione migliore.

Un altro tipo di applicazione di nicchia, che molte organizzazioni di piccole e medie dimensioni implementano è l’applicazione di cassa specializzata. Queste applicazioni possono automatizzare i processi di gestione finanziaria, come il processo di ricezione di un pagamento da un cliente, la sua applicazione alla fattura più recente, l’inserimento nel sistema e l’elaborazione dei controlli per la convalida. Queste applicazioni sono progettate per imparare e migliorare nel tempo.

Sebbene l’IA sia entusiasmante, non è adatta a tutte le organizzazioni. Raccomandiamo di implementare solo la tecnologia che si allinea con la vostra strategia organizzativa a breve e a lungo termine.

Creare una lista ristretta di sistemi ERP

Per trasformare il vostro lungo elenco in una lista ristretta, dovrete programmare delle telefonate con i fornitori. Durante queste telefonate, condividete i vostri requisiti aziendali e mettete in contatto i fornitori con i vostri esperti in materia.

Dovrete anche inviare delle richieste di informazioni, che illustrino i requisiti ERP più importanti della vostra organizzazione e i vostri obiettivi a breve e lungo termine.

È possibile che tutti i fornitori dicano di essere in grado di soddisfare tutti i vostri requisiti. In questo caso, potreste aver bisogno di una terza parte fidata per leggere tra le righe. Chiedete ai fornitori come rispondono a ciascun requisito. Possono soddisfarlo con le funzionalità standard o richiedono una configurazione, una personalizzazione o una integrazione di terze parti?

Siete pronti a ricevere interminabili telefonate di potenziali fornitori?

D’altra parte, se decidete di negoziare troppo duramente, il venditore potrebbe decidere che non siete adatti a lui perché sareste un cliente che richiede molta manutenzione. È una linea sottile da percorrere.

Schedulate le DEMO ERP

Anche dopo aver parlato al telefono con i fornitori, potreste avere difficoltà a credere che siano in grado di supportare i vostri processi. In questo caso sono utili le dimostrazioni dell’ERP.

Inviate le richieste di offerta a ciascuno dei fornitori della vostra lista ristretta. La richiesta di offerta deve includere un elenco completo dei requisiti aziendali. Probabilmente avrete centinaia di requisiti, quindi aspettate diverse settimane per ricevere una risposta.

Contemporaneamente all’invio delle richieste di preventivo, dovreste inviare anche degli script dimostrativi. Scrivere i vostri script dimostrativi permette ai fornitori di creare dimostrazioni personalizzate che rispondono ai vostri requisiti aziendali. Potreste anche offrire un piccolo set di dati reali, in modo che la dimostrazione abbia un significato per gli osservatori. Un buon set di dati è costituito da 2-5 record completi. Lasciate ai fornitori il tempo necessario per prepararsi a queste dimostrazioni.

Mentre i fornitori si preparano, è importante mantenere i contatti con loro. Molto spesso vediamo che i fornitori arrivano impreparati e la demo diventa una demo di vendita standard. NON LO VOLETE. La vostra organizzazione è unica e anche la demo deve esserlo.

Ci è capitato di interrompere bruscamente le dimostrazioni se iniziavano a essere una demo di vendita standard invece di quella che ci era stata fornita.  Se un fornitore non dedica del tempo a personalizzare la demo e a mostrare un interesse personale, potete essere certi che lo stesso impegno sarà profuso nell’implementazione del vostro ERP.

Le demo dei fornitori sono progettate per fornire al team un’occhiata approfondita alle funzionalità e per dare al team l’opportunità di porre domande. Dopo ogni demo, il team di selezione deve valutare qualitativamente e quantitativamente la capacità del software di soddisfare ogni requisito aziendale. Se il fornitore non ha dimostrato la capacità, segnatelo di conseguenza. Non fidatevi solo della loro parola.

Una volta ottenuti i punteggi delle demo e le risposte alle richieste preventivo, dovrete condurre una valutazione di idoneità tecnica. Per ogni sistema della vostra lista ristretta, annotate esattamente come soddisfa ogni requisito aziendale.

Siete pronti al cambiamento ?

Mentre aspettate che i fornitori esaminino le vostre richieste di preventivo e preparino le demo, potreste avere fino a un mese di inattività. Questo è un buon momento per condurre una valutazione della preparazione aziendale.

Questa valutazione è pensata per valutare l’allineamento dell’organizzazione, il livello di resistenza al cambiamento e la capacità di sostenere un progetto attraverso l’uso di uno sponsor di progetto. In parole povere, valuta la disponibilità dell’organizzazione al cambiamento.

Una variabile importante in questa valutazione è la portata del cambiamento. Un progetto ERP che comporta un cambiamento organizzativo significativo richiede una maggiore preparazione rispetto a un progetto che comporta un cambiamento minimo. Ad esempio, se la vostra organizzazione presenta un’elevata resistenza al cambiamento e un’ampia portata del cambiamento, dovrete dedicare tempo e risorse significative alla preparazione dell’organizzazione al cambiamento.

Sapere quanto è necessario per aumentare la preparazione al cambiamento della vostra organizzazione vi aiuterà a sviluppare una strategia e un piano di gestione del cambiamento. Stabilite come comunicherete con i dipendenti e di quale formazione specifica ha bisogno ciascun dipendente. Iniziate ad agire su questo piano il prima possibile, idealmente prima della scelta definitiva dell’ERP.

Gestire la trattativa

L’obiettivo dei fornitori di ERP è vendere. Non si preoccupano di stabilire aspettative realistiche per quanto riguarda il budget e la tempistica. Se volete aspettative realistiche, dovete fare un benchmark con altri progetti simili al vostro.

Le trattative con i fornitori possono durare da tre settimane a diversi mesi. Alla fine si dovrebbe ottenere un risparmio sui costi del 30-60%, ma ciò dipende dalla flessibilità del fornitore e dalle dimensioni dell’organizzazione.

Una Pausa prima di passare all’implementazione

Dopo il processo di selezione, fate una pausa per assicurarvi di essere completamente preparati all’implementazione. Il vostro team conosce i processi del futuro stato abbastanza bene da poter rispondere alle domande di progettazione durante l’implementazione tecnica? Quanto sono state efficaci le attività di gestione del cambiamento per ridurre la resistenza dei dipendenti?

Sebbene il team di selezione possa essere stato entusiasta della raccolta dei requisiti e del miglioramento dei processi, potrebbe diventare resistente durante l’implementazione. È il momento di assicurarsi che sostengano il piano di implementazione, consentendo loro di dare un contributo. La gestione del cambiamento deve continuare per tutto il processo di implementazione.

Una cosa da non fare è una pausa troppo lunga. Siete arrivati fin qui e l’ultima cosa che volete fare è una pausa prolungata. Se lo fate, rischiate di perdere il ritmo, di subire un avvicendamento di persone chiave e di dimenticare ciò che è stato discusso.